Hoe doe ik de boekhouding als kleine ondernemer?
Als jij hebt besloten om een eigen bedrijf te beginnen, komt er veel op je af. Je hebt natuurlijk een businessplan geschreven of in ieder geval een plan in je hoofd. Je moet klanten gaan zoeken en je hebt nog honderd andere dingen die je moet gaan regelen. Een zeer belangrijk element aan het ondernemen is de boekhouding. Het kan gemakkelijk zijn om in de drukte te vergeten dit goed te regelen, maar dat moet je zeker niet doen!
Het is zeer belangrijk om je administratie en je boekhouding serieus te nemen. Het is om verschillende redenen van groot belang. Allereerst natuurlijk omdat het verplicht is dit goed te regelen. De belastingdienst moet kunnen controleren of jij alles netjes doet. De manier waarop zij dit kunnen controleren is door jouw administratie te controleren. Hierom is het van belang te zorgen dat de boekhouding wordt gedaan op de manier zoals de wet dit voorschrijft.
Naast deze verplichtingen is het ook voor het succes van je bedrijf belangrijk dat je een goede administratie voert. Hoe groot of klein je bedrijf is, maakt eigenlijk niet uit. Door je boekhouding op orde te hebben krijg jij inzicht in de toestand van je bedrijf. Gaat het goed of moet er juist ergens worden bijgestuurd? Dat soort dingen kun je pas echt goed bepalen als je inzicht hebt in de juiste cijfers. Daarom moet je zorgen dat je deze cijfers voorhanden hebt, in jouw eigen boekhouding. Op die manier voorkom je verrassingen. Als je je boekhouding te laat hebt bijgewerkt, merk je misschien pas maanden later dat het eigenlijk helemaal niet zo goed gaat als jij denkt dat het gaat.
Nu we hebben vastgesteld dat het doen van de boekhouding een serieus onderwerp is, komen we natuurlijk bij de vraag: Hoe doe ik dit? Het doen van de boekhouding kan op vele verschillende manier. In hoofdlijnen heb je de volgende opties:
- Helemaal zelf doen. Je doet de boekhouding zelf, op basis van jouw facturen en gegevens. Je gebruikt hiervoor een programma, of je doet je boekhouding in Excel als deze eenvoudig genoeg is. Dit is de goedkoopste oplossing, maar brengt ook risico’s met zich mee, bijvoorbeeld op fouten.
- Je laat je boekhouding door iemand anders doen. Dit gaat dan in principe om een professioneel accountantskantoor, of een boekhouder. Deze mensen zijn elke dag met boekhoudingen bezig waardoor de kans groot is dat zij op een professionele manier jouw administratie kunnen overnemen. Het gevolg van deze keuze is natuurlijk wel dat je maandelijks of jaarlijks een flink bedrag moet betalen aan de boekhouder. Hij of zij verleent deze service immers niet voor niets.
- Een combinatie van de bovenstaande opties. Je gebruikt bijvoorbeeld een boekhoudprogramma waar jouw accountant ook toegang tot hebt. Je verwerkt zelf je gegevens en verwerkt zelf je facturen. Vervolgens kijkt jouw boekhouder iedere maand of ieder kwartaal met je mee in het boekhoudprogramma. Op deze manier controleren ze jouw werk op fouten en kunnen ze je bijvoorbeeld op de hoogte brengen over nieuwe wetgeving waar jij je voordeel mee kunt doen. Op deze manier hoef je niet het volledige bedrag te betalen voor het compleet uitbesteden van je administratie. Je plukt echter wel de vruchten van de kennis van jouw accountant.
Houdt bij je keuze rekening met een aantal dingen. Als jij je boekhouding helemaal zelf wilt doen, zorg dan dat je over genoeg kennis beschikt om dit goed uit te voeren. Als ondernemen gaat de belastingdienst ervan uit dat jij de wet kent. Als jij als ondernemer fouten maakt in je boekhouding omdat je onervaren bent, is dit geen reden voor de belastingdienst om jou geen boete te geven. Het scheelt geld om geen professional in te huren, maar als je die keuze maakt zorg dan ook dat deze keuze verstandig is. Volg bijvoorbeeld eerst een cursus over boekhouden als jouw administratie niet complex is. Dan kun je deze keuze wellicht wel veilig maken.
Het volledig uitbesteden van je administratie kan verleidelijk zijn. Je spreekt met een kantoor af dat zij alles van je overnemen en je hebt hier geen omkijken meer naar. Maar is dat wel verstandig? Als ondernemer is het belangrijk om de cijfers over jouw bedrijf te kennen. Als je je nooit bezighoudt met de boekhouding kan dit ervoor zorgen dat er gaten in je kennis ontstaan. Je kijkt immers nooit naar de cijfers, dus ken je die waarschijnlijk ook niet goed. Hierdoor mis je misschien waardevolle informatie over jouw bedrijf en mis je kansen om bij te sturen.
Daarom zou je erop uit kunnen komen om een combinatie te doen. Jij doet je eigen boekhouding, maar je hebt wel behoefte aan controle van een professional. Sommige accountantskantoren zijn gespecialiseerd in deze vorm van samenwerken. Houdt er wel rekening mee dat je waarschijnlijk gebruik zal moeten maken van het boekhoudprogramma dat jouw boekhouder al gebruikt. Het is dus niet verstandig al je hele administratie in te richten in een bepaald softwarepakket, als je al weet dat je graag gebruik wilt gaan maken van een accountantskantoor.
De conclusie is dat het van groot belang is deze keuze weloverwogen te nemen. Houdt ook zeker rekening wat qua wetgeving wel en niet mag. Bij vragen, neem contact op met een adviseur, dat lijkt soms misschien duur en onnodig, maar kan heel veel ellende voorkomen. Omdat controle van jouw boekhouding meerdere jaren terug kan gaan, is 1 klein foutje dat heel vaak terugkomt misschien wel een foutje met hele grote gevolgen. Veel succes met jouw bedrijf en met het inrichten van jouw boekhouding. Als je benieuwd ben naar ervaringen van anderen met een bepaalde accountant of een bepaalde boekhoudsoftware, lees dan eerst even de reviews.
